Jak sprawdzić KRS? Wyszukiwarka Krajowego Rejestru Sądowego krok po kroku

Krajowy Rejestr Sądowy to podstawowe źródło danych o polskich spółkach, fundacjach, stowarzyszeniach i innych podmiotach wpisywanych do rejestru. Ten poradnik pokazuje, jak korzystać z oficjalnej wyszukiwarki KRS, jak czytać odpis aktualny i pełny, jak dotrzeć do sprawozdań finansowych w Repozytorium Dokumentów Finansowych oraz na jakie sygnały ostrzegawcze zwracać uwagę przy weryfikacji kontrahenta.

Czym jest KRS?

Krajowy Rejestr Sądowy powstał w 2001 roku jako centralna baza danych o podmiotach prowadzących działalność gospodarczą (poza jednoosobowymi działalnościami, które trafiają do CEIDG) oraz o organizacjach społecznych. KRS prowadzony jest przez sądy rejonowe (sądy rejestrowe), a jego elektroniczny front-end – Portal Rejestrów Sądowych – dostępny jest pod adresem prs.ms.gov.pl.

Rejestr KRS składa się z trzech oddzielnych ksiąg:

Kto podlega wpisowi do KRS?

Do KRS wpisuje się każdą spółkę prawa handlowego: spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjną, prostą spółkę akcyjną, komandytową, komandytowo-akcyjną, jawną i partnerską. Rejestracji podlegają też spółdzielnie, europejskie zgrupowania interesów gospodarczych, oddziały przedsiębiorców zagranicznych oraz niektóre podmioty publiczne. Jednoosobowe działalności gospodarcze nie mają KRS – znajdziesz je w CEIDG i w bazie REGON (zobacz poradnik o bazie REGON).

KRS vs CEIDG – szybkie rozróżnienie

Pierwsza rzecz, którą trzeba ustalić, to forma prawna kontrahenta. Sp. z o.o., S.A., spółka komandytowa – zawsze KRS. Jan Kowalski prowadzący działalność pod własnym imieniem i nazwiskiem, ewentualnie z dopiskiem („Jan Kowalski Konsulting") – zawsze CEIDG. Spółki cywilne to szczególny przypadek: sama spółka cywilna nie ma wpisu w KRS, ale każdy z jej wspólników (jako osoba prowadząca działalność) figuruje w CEIDG i ma własny REGON.

Wyszukiwarka KRS krok po kroku

  1. Wejdź na prs.ms.gov.pl i wybierz zakładkę „Wyszukiwanie podmiotu". Alternatywnie: bezpośrednio pod adresem ekrs.ms.gov.pl/web/wyszukiwarka-krs.
  2. Wpisz kryterium wyszukiwania – najszybciej po numerze KRS lub NIP (zawsze jeden wynik), można też po nazwie (bywa kilkadziesiąt wyników). Wybierz rejestr: przedsiębiorców lub stowarzyszeń.
  3. Kliknij nazwę podmiotu na liście wyników. Zobaczysz podsumowanie z podstawowymi danymi oraz dwa przyciski: „Pobierz wydruk aktualny" i „Pobierz wydruk pełny".
  4. Pobierz odpis aktualny – to plik PDF opatrzony podpisem elektronicznym Centralnej Informacji KRS. Ma moc dokumentu urzędowego. Zapisz go w dokumentacji transakcji.
  5. Sprawdź dodatkowo Repozytorium Dokumentów Finansowych: w tej samej wyszukiwarce kliknij „Dokumenty finansowe" – zobaczysz listę złożonych sprawozdań z ostatnich lat.

Odpis aktualny vs pełny – którego użyć

Odpis aktualny – zawiera wyłącznie dane obowiązujące na dzień pobrania. To zwykły wybór przy standardowej weryfikacji kontrahenta, wystawianiu faktur, podpisywaniu umów. Krótki, czytelny, zwykle 3-8 stron.

Odpis pełny – zawiera całą historię wpisu: wszystkich byłych członków zarządu (z datami powołania i odwołania), zmiany kapitału, poprzednie adresy, poprzednie nazwy, wszystkie wzmianki o sprawozdaniach finansowych, postępowaniach i innych zdarzeniach rejestrowych. Bywa dokumentem kilkudziesięciostronicowym. Sięga się po niego przy due diligence, przejęciach spółek, sporach sądowych oraz gdy chcemy prześledzić historię zmian zarządu (np. jak często się zmieniał, kto najdłużej pełnił funkcję).

Jakie dane znajdziesz w odpisie z KRS

Sprawozdania finansowe w RDF

Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) to część KRS dostępna przez tę samą wyszukiwarkę. Spółki są zobowiązane składać coroczne sprawozdania finansowe w ciągu 15 dni od zatwierdzenia (zwykle do 15 lipca za poprzedni rok obrotowy). Dokumenty są w formacie ustrukturyzowanym XML z podpisem XAdES.

Przy analizie sprawozdania patrzymy na:

Surowe pliki XML z RDF są mało czytelne. Radar KRS parsuje sprawozdania i pokazuje je w formie tabel z dwoma latami obok siebie oraz wykresów trendu dla kluczowych pozycji.

Sygnały ostrzegawcze w KRS

KRS na tle innych źródeł

KRS to fundament weryfikacji, ale nie jedyne źródło. Do pełnego obrazu warto dodać:

Kompletna checklista weryfikacji spółki znajduje się w poradniku Jak sprawdzić spółkę.

Najczęstsze pytania o KRS

Czy sprawdzenie firmy w KRS jest darmowe?

Tak. Wyszukiwarka KRS i pobieranie odpisu aktualnego w PDF są bezpłatne i dostępne bez rejestracji. Płatne są jedynie odpisy papierowe wydawane w sądzie.

Ile cyfr ma numer KRS?

Numer KRS ma 10 cyfr i jest unikalny w skali kraju. Nie zmienia się przez cały okres istnienia podmiotu, nawet po zmianie nazwy czy formy prawnej.

Czy odpis aktualny z internetu ma moc prawną?

Tak. Zgodnie z ustawą o KRS odpis aktualny pobrany z Portalu Rejestrów Sądowych ma moc dokumentu urzędowego – można go używać w bankach, urzędach i sądach.

Sprawdź KRS w Radarze

Radar KRS łączy dane rejestrowe z KRS, REGON i sprawozdania finansowe z RDF w jednym widoku. Wpisz nazwę, KRS, NIP lub REGON, a w kilka sekund zobaczysz komplet danych, historię zmian, powiązania osobowe oraz wykresy trendu ze sprawozdań finansowych.

Przejdź do wyszukiwarki

Powiązane poradniki